文 | 赵南竹 南都基金会品牌传播经理

首先，在做年报前，我们需要知道读者是谁？清楚受众后，在内容准备上会更具有针对性，并关系到最后的印刷数量和预算。

南都基金会作为一家非公募的资助型基金会，我们会通过年报向公益行业伙伴、相关政府部门、企业等利益相关方呈现南都的工作理念、项目成效、伙伴反馈、财务数据等信息，全面展示基金会工作成果，同时有助于汇聚志同道合的力量，共同推动民间公益发展。

制作一本年报的流程，以南都基金会为例，包含：素材收集、内容确定、设计排版、校对、印刷和寄送等环节。

素材收集 

分为常态素材收集和集中素材整理两部分。常态素材收集以南都基金会月度理事会通讯和季度通讯为基础，收集包括南都基金会的项目内容、照片、产出与成效、所获荣誉和伙伴反馈等。

基于前期的素材储备以及每年年初的基金会全年工作总结，我们会集中整理相关素材、图片和财务信息等，通常南都年报的初稿在一周之内可以完成。照片在收集的过程中，需要考虑印刷效果，大小1M以上为佳。

南都基金会的年报内容框架是根据机构战略调整的，所以在同一个战略期内调整不会太大。年报初稿出来后，由传播部先进行修改和调整，再由项目部和财务部二次确认，最后由秘书长审核确定。

对于第一次做年报的伙伴来说，可能在素材收集前就要确定年报的内容框架。

南都基金会年报内容确认流程

如果说内容是做年报的基础，那好的设计可以增加内容的阅读性，突出重点，以及数据化呈现等。建议找专业的人做专业的事。

在开始设计前，需要和设计师提前明确的基础需求：

同时，需要注意图片和字体的版权问题，避免因版权问题带来不必要的麻烦。这部分工作，专业的设计师是可以帮忙规避的。除此之外，图片使用须注意保护儿童信息。南都官微曾发过《何国科：如何使用受益人照片和个人信息才不违法？》，关于图片的使用有比较详细的介绍。

此外，如果对设计排版的相关知识有更多了解，可以减少我们和设计师之间的沟通成本，确保年报出来的效果具有可控性。

校对环节非常重要，南都基金会年报校对工作会由3名不同的同事完成。校对环节除了确保文字信息的准确外，还需要重点看排版样式和内容的匹配度，以及数据和财务信息的准确性。校对环节的工作周期在1.5周左右，这期间会和设计师高度配合，反复修改。

印刷和寄送

在年报印刷前，我们一定会打印样本进行查看，确保字体大小，照片尺寸、表格尺寸和设计稿一致，以及是否需要进一步修改和调整。在这个过程中一般还会对年报进行1-2次的微调，这样才能确定最终电子版年报，并交付印厂印刷以及在网站上公开。

印刷周期是不太可控的一个环节，涉及到印刷厂的工期安排、印刷工艺的复杂程度以及天气条件等等，所以建议此环节留出充裕的时间。

为了确保以上环节都能按照计划进行，每年我们都会做一份时间进度表来规划年报排期。每个环节具体到具体日期，校对环节甚至细到一校、二校和三校的具体时间。

当然，年报也不是一成不变的。南都基金会的年报也在逐年调整，除根据机构战略调整年报框架外，我们还优化了信息披露方式、英文年报内容以及增加了伙伴案例和伙伴反馈等等。大家可以根据自己的实际情况，每年对年报推陈出新。

最后，我想分享几个工具，可能会对大家做年报有帮助：